오늘날 전 세계 인터넷 사용자는 약 29억 명에 이르고, 이메일은 1초에 2백만 통 정도가 발송된다. 트위터에서 초당 6천 건의 트윗이 이루어지는 것과 비교해도 이메일은 이제 우리가 정보를 교환하는 가장 중요한 수단임에 틀림이 없다. 그런데 학교든 기타 조직이든 서로 이메일을 주고받거나, 단순한 의사소통을 넘어 인터넷 시대를 사는 도구로 활용할 때 알아두면 좋을 몇 가지 요령들이 있다. 먼저 이메일을 사용할 때 지켜야 할 7가지를 추려 보면 이렇다.

1. 받는 사람에게 내 이름은 어떻게 표시되고 있을까? 수신한 메일 목록에서는 기본적으로 보낸 사람, 제목, 보낸 일시, 첨부 파일 유무 등을 확인할 수 있다. 이 중 보낸 사람 항목에 황당한 별명이나 애칭이 보일 때가 있다. 무엇보다 공적인 메일이나 상사, 윗사람에게 보내는 메일에는 이런 일이 없어야 한다.

2. 내가 보낸 메일의 제목이 내용을 잘 대변하고 있을까? 가장 중요할 수 있다. “잘 지내세요?” “접니다”, “질문 있어요” 따위의 제목은 피하는 것이 좋다. 본문을 잘 요약하고 반영한 핵심적인 문구를 사용한다.

3. 받은 메일에 답할 때 원본을 그대로 둘까, 지울까? 메일을 회신하여 추가로 메시지를 작성하면 원본이 자동으로 복사되어 첨부된다. 어떻게 생각하면 조금 지저분하기도 하고, 예의가 아닌 것 같아 이를 지우기도 하는데 그대로 두는 것이 좋다. 처음 메일을 보낸 사람도 어떤 맥락에서 이런 메시지들이 오갔는지를 확인해야 하므로 원본은 그대로 둔다. 나중에 메일함을 검색할 때에도 무척 유용하다.

4. 받은 메일에 답할 때 제목을 다시 쓸까, 앞에 “RE:”만 붙일까? 이것도 같은 맥락이다. 그냥 “RE:”, “회신:”, “응답:” 등 답을 한다는 표시만 하고 원래 제목은 그대로 둔다. 메시지의 연결성을 확인하는 데 꼭 필요하다. 그런데 가끔 “RE:”가 붙고 붙어서 상당히 길어질 수 있다. “RE:”가 세 개 정도 붙는다면 제목을 다시 쓴다. 특히, 동료나 상사, 윗사람에게 보내는 메일이라면 자신이 먼저 적절하게 수정한다.

5. 내가 보낸 메일이 제삼자에게 그대로 전달(forward)되면 기분이 어떨까? 다른 사람이 보낸 메일을 당사자 외 다른 사람에게 그대로 전달하는 경우가 있다. 이때 상황 설명이나 추가 메시지를 포함하기도 하고, 아무 설명 없이 그냥 보내기도 한다. 이런 일을 할 때에는 신중해야 한다. 의도가 왜곡될 수도 있고, 본의 아니게 결례가 될 수 있다.

6. 받는 사람과 참조는 구분하는가? 같은 메시지를 여럿에게 보낼 때, 이 사람들의 주소를 받는 사람 항목(TO)에 넣어야 하는지 참조 항목(CC)에 넣어야 하는지 잘 생각한다. 받는 사람은 이 메시지의 직접 당사자가 된다. 내용은 읽어야 하지만, 말 그대로 참조만 해야 한다면 참조에 적는다. 메일을 받았을 때 내 주소가 어디에 들어있는지에 따라 해당 메시지에 대한 자신의 책임 정도가 달라진다. 숨은 참조나 비밀 참조라고 하는 BCC도 적절하게 잘 사용한다.

7. 첨부 파일의 형식과 이름은 알아보기 쉬운가? 한두 개를 굳이 압축하거나, 많은 파일을 낱개로 첨부한다. 상황에 따라 받는 사람의 불편을 최소로 한다. 많이 쓰지 않는 제한된 형식의 파일을 보내기도 한다. 이 역시 피한다. 또 파일 이름이 극도로 축약되어 있거나, 무슨 일련번호로 된 암호 같다면, 받는 사람들이 쉽게 이해할 수 없다. 나중에 검색할 때도 잘 찾을 수 없다.

간단한 요령들이다. 잘 지킨다면 학교나 사회에서 더 인정받는 구성원이 될 것으로 기대한다. 한편, 이메일 주소 자체를 어떻게 활용할 것인가도 고민하여 도구의 활용도를 높이면 좋겠다.