지난 15일(금) 일부 학내 구성원이 학교 계정과 연동된 마이크로소프트 계정이 잠겼다며 피해를 호소했다. 15일 밤부터 학내 온라인 커뮤니티 에브리타임에는 마이크로소프트 계정이 잠겨 해당 계정으로 로그인된 오피스 365 또는 개인 전자기기를 사용할 수 없다는 불편이 다수 제기됐다.

이번 마이크로소프트 계정 잠금은 원드라이브 용량 정리를 유도하기 위한 정보화본부의 의도된 조치였다. 정보화본부는 지난 15일을 기준으로 재적생과 현직 교직원의 마이크로소프트 계정 중 원드라이브 또는 익스체인지 이메일 사용 용량이 1GB를 초과한 계정을 잠금 조치했다. 특히 일부 이용자는 삭제할 파일을 휴지통으로 옮겼지만, 원드라이브 클라우드에서 완전히 삭제되지 않아 이번 계정 잠금 조치의 대상이 되기도 했다. 정보화본부 정보화기획과 박진만 행정관은 “오는 8월 감행될 원드라이브 용량 감축에 대비하기 위해 실질적인 용량 정리를 진행하고 있다”라며 “원드라이브 용량 확보를 위해 이번 달 초에는 졸업생의 서울대 마이크로소프트 계정을 일괄 삭제하기도 했다”라고 설명했다.

원드라이브 용량 감축 작업은 지난해 마이크로소프트가 오피스 365 정책을 변경한 데에 따른 조치다. 지난해 8월 마이크로소프트가 통보한 오피스 365 정책에 따라 학내 구성원들에게 무료로 제공되는 원드라이브 용량이 인당 5TB에서 1GB로 줄어들게 됐다. 같은 해 10월 정보화본부는 마이스누 공지를 통해 원드라이브 용량 감축 소식을 처음 알리며, 지난 1월 2일부터 원드라이브에서 1GB 용량을 초과한 자료가 자동으로 삭제될 예정임을 안내했다. (『대학신문』 2023년 11월 6일 자) 이후에도 정보화본부는 수차례에 걸쳐 원드라이브 용량이 1GB를 초과할 경우 자료를 다른 곳으로 이관하라는 내용을 이메일과 문자 등을 통해 학내 구성원들에게 공지했다. 정보화본부 정보화기획과 김영환 주무관은 “원드라이브 용량을 과도하게 많이 사용하고 있는 구성원들에게는 별도로 용량 정리를 재차 권고하기도 했다”라고 밝혔다.

정보화본부는 이번 조치가 구성원 전체의 원활한 원드라이브 사용을 위해 부득이하게 이뤄진 것이라는 입장이다. 김영환 주무관은 “마이크로소프트가 오는 8월 1일 자로 서울대에 할당된 전체 원드라이브 용량을 감축하고, 용량을 초과할 경우 전체 구성원의 원드라이브 사용을 중지하겠다고 통보한 상황”이라며 “원드라이브 사용자의 개별적인 자료 삭제가 전체 용량 통계 시스템에 반영되기까지 3개월가량 소요되기 때문에 이번 달부터 용량을 줄여나가야만 했다”라고 설명했다. 이어 그는 “마이크로소프트가 서울대 전체에 할당한 원드라이브 용량이 정해져 있어 특정 사용자가 1GB를 초과하는 용량을 사용하면 구성원 전체의 원드라이브 사용에 피해를 줄 수 있는 상황”이라며 이번 조치의 불가피성을 강조했다.

한편 지난 18일부터 정보화본부는 개별 요청 시 잠긴 마이크로소프트 계정을 일시적으로 해제해 원드라이브에 저장된 자료를 정리할 수 있는 유예 기간을 주고 있다. 개별적인 요청을 통해 확보한 3~4일의 유예 기간 안에 원드라이브 용량을 1GB 미만으로 정리하면, 해당 마이크로소프트 계정을 계속 사용할 수 있다. 

아울러 정보화본부는 학내 구성원들의 원드라이브 용량 정리가 시급함을 재차 강조했다. 김영환 주무관은 “원드라이브 전체 사용 용량을 7월까지 마이크로소프트 정책에 맞게 감축하는 것이 목표”라며 “구성원 모두의 원활한 원드라이브 사용을 위해 개인 원드라이브 용량 점검과 정리에 적극적인 동참이 필요하다”라고 말했다.